이메일을 쓸 때 받는 사람이 알고, 행동하고, 느끼기를, 그리고 원하는 것을 분명하게 함으로써 시작하라.

왜 그래야 하나?

 당신은 당신의 요점을 이메일 받는 사람에게 이해시키고 당신이 원할 때 원하는 응답을 당신에게 주도록 확신시키기 위해 그 수신인이 주의를 기울일 수 있는 시간은 단 몇 분 밖에 없습니다.

방법

1. 이메일을 읽은 후 수신인이 무엇을 하기를 원하는지 정확히 적습니다.

이 질문은 당신이 인사말(특히 상대방을 잘 모르는 경우에)을 적은 후 메시지 맨 위에 당신이 원하는 바가 무엇이고 그 일을 언제까지, 그리고 왜 해야 하는지 묻는 질문입니다. 질문을 한 두 문장으로 짧게 하도록 자신에게 도전하세요. 예를 들어:

• “오늘까지 다음 달 행사의 세부 사항을 확인해 주시겠습니까? 디자인팀은 내일부터 초청 작업을 시작할 준비가 되어 있습니다.”
• “저희 팀은 고객지표 대시보드(dashboard)를 개선하기 위해 노력하고 있습니다. 목요일에 30분 동안 만나서 어떤 기능을 포함시키고 싶은 지 논의할 수 있을까요?”
• “저희 팀을 위해 감사를 추가로 고용할 사업계획서를 첨부했습니다. 수요일까지 읽고 승인해 주시겠습니까?” 집행부가 금요일 예산을 확정하기 위해 회의를 합니다.”

2. 이메일 수신인이 조치를 취하기 위해 추가 정보가 필요한지 여부를 고려합니다.

간단한 요청의 경우 당신이 요청만 하면 될 것입니다. 다른 경우에는, 조금 더 많은 상황을 수신인이 당신의 요청을 어떻게 완수할 지에 대해 이해하고 좋은 감정을 느끼게 하는데 도움이 될 수 있을 수 있습니다. 예를 들어, 상부로부터 사업 계획에 대한 승인을 구하는 경우:

• 저는 저희 팀과 함께 실수로 인해 회사에 2백만달러의 손실을 입혔다는 결론을 내렸습니다. 첨부된 사업계획서에서도 보듯이, 추가적인 감사채용은 우리로 하여금 실수를 바로잡을 수 있게 할 뿐 아니라 애초에 오류를 감소시킬 수 있는 모범 사례를 개발할 수 있을 것입니다.

많은 추가 정보를 전달해야 하는 경우 문서를 첨부해야 하는지 (주요 질문이 문서에서 사라지지 않도록) 또는 회의나 전화 통화 내용을 공유하는 것이 더 효과적인 방법인지 고려하십시오.

3.  상대방이 느끼기를 원하는 주요 감정을 명확하게 하고 이메일에 그에 해당하는 언어를 추가합니다.

감정은 비즈니스 환경에서 조차도 사람들로 하여금 행동하도록 동기를 준다. 당신의 이메일을 읽고 있는 사람이 어떠한 감정(흥분, 긴급함, 안심 등)을 느끼기를 원합니까? 그 감정을 고무시키기 위한 한 두가지 구절을 포함시키십시오. 예를 들면:

• “이 이벤트를 홍보하게 되어 흥분됩니다.”
• “제안된 다양한 특징들에 대해 우리 팀에서 혼란을 느끼고 있습니다.
• “이 계획이 내년에 회사에 도움이 될 것이라 확신합니다.”

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