이메일을 효과적으로 처리하는 방법

이메일을 효과적으로 처리하는 방법

받은 편지함이 당신을 인질로 잡고 있지는 않은가? 너무 많은 이메일, 지나치게 긴 이메일, 불필요한 이메일 또는 하루 종일 도착하는 이메일에 직면하게 된다면 이러한 느낌을 받을 수 있다.

다음과 같은 단계를 수행함으로써 이러한 상황을 통제할 수 있다.

1.  하루에 두 세번의 시간을 정하여 이메일을 관리하라.

전적으로 이메일을 처리에 집중할 수 있는 30분 동안의 시간을 선택하라. 이 시간 동안에는 받은 편지함을 확인하고 답신메일을 보냅니다.

2.  2분 규칙을 따르라

‘이메일을 나중에 처리해야지’ 하는 유혹을 피하라. 이메일을 처리하는 데 걸리는 시간이 2분 이하라면 즉시 처리하라.

3.  하나의 받은 편지함 외에 많은 폴더를 사용하라.

배치하는 시간 동안에는 이메일을 여러 폴더로 분류하여 받음 편지함을 깨끗하게 하고 주고받는 메일 내용을 조직화 하라. “긴급”에서 “긴급하지 않지만 응답이 필요함”에 이르기 까지 필요에 따라 이러한 폴더에 우선순위를 지정한다.

4.  우선 순위가 높은 메일에 플래그(추가작업)를 지정한다.

체계적으로 분류된 폴더 내에서 먼저 주의를 기울여야할 이메일에 플래그(추가작업)를 지정한다. 배치하는 시간 동안 폴더의 모든 이메일을 지울 수 없더라도 가장 시급한 이메일을 처리한다.

5.  필터와 이메일 클라이언트 규칙을 적극적으로 활용한다.

이메일 클라이언트의 규칙을 조정하여 중요하지 않은 이메일이 받은 편지함에 보이지 않게 하라. 불필요한 이메일을 모두 차단하도록 스팸 필터를 설정하라.

6.  이메일을 보다 효과적으로 처리하기 위해 생산성 시스템을 활용하라.

간단한 생산성 시스템은 이메일을 처리하기 위해 하루에 한 두 시간 정도 여유를 줄 수 있고, 하루 종일 행해지는 무의식적이고 시간 낭비적인 작업이 아니라 예약된 시간에 수행할 작업 목록의 작업으로 이메일 처리에 보다 효과적으로 생각할 수 있도록 도움을 준다. 다음은 가장 간단한 시스템을 원하는 사용자를 위해 다음과 같은 네 가지 쉬운 습관이다.

ㅇ 수집(Collect)

작은 노트를 갖고 다니면서 머릿속에 떠오르는 어떤 일, 아이디어, 프로젝트, 또는 다른 정보도 적어라. 잊어버리지 않기 위해서 머리에서 꺼내서 종이 종이위에 써라. 이렇게 하면 이메일을 통해 알게 된 모든 작업의 순서와 우선순위를 지정할 수 있으며, 계획없이 응답하는 받은 편지함의 유혹을 피할 수 있다.

ㅇ 처리(Process)

받은 편지함의 메일들을 어떻게 처리할지 빨리 결정하라. 미루지 마라. 받은 편지함(이메일, 음성 메일, 노트)을 하루에 한 번 이상 처리하고 필요한 경우 더 자주 처리한다.

ㅇ 계획(Plan)

매주 혹은 매일 가장 중요한 업무들(Most Important Tasks: MITs)을 설정한다. 매일 아침 일찍 MITs를 처리하여 그 일들이 완수되게 하여야 한다. 전날의 이메일들이나, 혹은 그날 일찍 받은 이메일들을 처리하는 것은 당신의 MIT중 하나가 되어야 한다. 또는 이메일을 처리하는 기간 동안 며칠을 기다릴 여유가 있는 경우 이전 이전 날짜의 이메일을 처리하는 동안 매주 몇 개의 MIT를 계획할 수 있다.

ㅇ 실행(Do)

방해받지 않고 한 번에 한 가지의 업무에 집중한다. 모든 방해 요소를 제거하고 가능한 한 오랫동안 업무에 집중하라. 주의가 산만해지지 않도록 하십시오. 특히 이메일을 처리하는 기간 동안에는 여러가지 업무를 동시에 하지 않도록 하십시오. 하나의 소통(Communication)을 완벽하게 처리한 후에 다른 소통으로 이동한다.

이메일을 효과적으로 보내고 처리하는 방법을 배우는 것은 직장에서 시간을 극대화하고 생산성을 높이며 더 명확하게 의사소통하기 위해 할 수 있는 주요한 일 중 하나이다. 그 효과는 엄청날 수 있지만, 계속 방심하지 말아야 한다. 이메일을 24X7(24시간 매주 하는) 활동으로 보는 상태로 되돌아갈 유혹에 빠지기 쉽기 때문이다.

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