훌륭한 원격회의를 운영하는 방법

당신의 팀이 원격으로 연결되어야 할 때, 당신은 사람들의 관심을 유지하고, 모든 일들이 수행되어 지며, 어느 누구도 소외감을 느끼지 않도록 접근 방식을 바꿀 필요가 있다.

퍼실리테이션 

• 목소리를 활용하여 대화의 흐름을 지휘하라
  • 면대면으로 회의를 할 때면 토론은 자연스럽게 전개되는 경향이 있다. 당신이 팀원들을 바라보면, 그들은 말을 해야 한다는  느낌을 받습니다. 원격회의의 경우, 당신이 어디를 바라보고 있는지 아무도 모르기 때문에, 말하지 않고 듣기만 하는 사람의 참여를 촉구하기 위해 평소 목소리보다 더 강하게 말할 필요가 있다 (예: “김대리님 이것에 대해 어떻게 생각하세요?”)
    혼자만 말하는 사람을 제제하거나 (예: “감사해요 이상민씨. 또 누가 이것에 대해 생각해 보셨습니까?)
    여러 사람이 말하고 싶어한다면 교통경찰과 같은 역할을 하라 (예: “박성준씨가 먼저 말씀하세요. 그 다음은 신민서씨 차례입니다”).

• 토의가 참가자의 니즈를 충족시키는지를 확인하기 위해 피드백을 구하라.
  •  “이 토론은 도움이 됩니까?
    "더 많은 시간을 할애 해야 합니까? 아니면 계속 진행해야 합니까?”
    “우리가 초점에서 벗어나고 있는 것 같아 계속 앞으로 나아가야 할 때입니다. 괜찮을까요?”
    위와 같은 몇 가지  질문들은 토의 참여자들이 보다 더 집중할 수 있게끔 할 수 있고 과업 수행에 몰입할 수 있게끔 할 수 있다. 

• 사람들이 말할 수 있도록 몇 초간 침묵하라. 
  • 원격으로 소통하는 것은 면대면으로 하는 것보다 2초 정도 느릴 수 있으.므로 이를 그들이 말할 수 있도록 몇 초간 침묵을 유지하라. 다른 사람들이 먼저 뛰어 들거나 스스로 음소거를 해제하기 위해 더듬거리고 있는지를 보기위해 기다리를 있을 수도 있다

• 당신이 보고 있는 비언어적 단서를 참여자들에게 설명하십시오.
  • 이는 모두가 사람들의 기분과 반응들을 이해하는데 도움이 될 것이다.
    “김대리님이 고개를 끄덕이는 것이 보입니다.
    “상민씨, 이것에 대해 뭔가 생각이 있는 것 같습니다. 걱정이 되나요?”
    당신이 다른 사람들과 같은 자리에 있다면, 원격근무자들이 사무실에서 무슨 일이 일어나고 있는지 이해하는데 도움이 된다.

 기술

• 사운드체크로 시작하라.
  • 마이크와 볼륨을 테스트하기 위한 방법으로 모든 사람에게 일상적인 인사를 부탁하면, 나중에 “당신의 목소리가 안 들리네요”라며  대화를 방해하는 것을 피할 수 있을 것이다. 근무자들이 들을 수 있을 정도로 마이크에 가까이 있는지  다시 한 번 확인 하라. 거의 확실하게 누군가는 더 가까이 몸을 움츠려야 할 것이다.

• 가능하다면 참가자들에게 카메라를 켜라고 요청하라.
  • 얼굴표정과 비언어적 표현들을 알아 챌 수 있을 뿐만 아니라, 특히 집에서 고립되어 시간을 보내는 사람들에게  인간미를 더해준다. 그 자리에 있는 동안 상호작용을 따뜻하게 하기 위해 당신과 다른 사람의 주변 환경에 대해 언급하라. 원격 및 함께 모여 있는 참가자가 혼합된 경우, 함께) 모여 있는 참가자들에게도 그들의 노트북을 가져와서 비디오를 통해 (소리는 끄고)  개별적으로 참가하여 모든 사람의 얼굴이 스크린에 동등하게 나타나도록 한다.

• 인터넷 연결이 불안정한 사람들에게 그들의 전화로 전화를 걸고 (그들의 컴퓨터 오디오를 음소거 하도록 요청하라.
  • 비디오 및 오디오 피드를 분리하면 얼굴이 나타나는 화면이 중간중간 얼어 있어도 여전히 누군가의 요점을 들을 수 있다.

• 배경소음을 줄이기 위해서는 참가자들에게 말하지 않는 한 오디오를 음소거 해달라 요청하라.
  • 이는 대규모 회의나 일부 참가자가 공공장소에 있을 때 도움이 된다. 소규모 회의의 경우, 사람들이 말하는 사람에 대한 할 수 있도록 마이크로폰을 켜 두는 것을 고려하라.

• 가능하면 화면을 공유하고 시각 자료를 사용하여 사람들의 참여를 유도하라.
  • 데스크탑을 검색하거나 웹 사이트가 로딩되기를 기다려야 하는 경우가 생기지 않도록 미리 준비하고 열어 두라.  특히 참가자가 몸을 구부리고 눈을 가늘게 뜨고 있는 것을 발견하는 경우 전체 화면으로 비주얼을 확대하라. 그리고 일부 참가자가 같은 위치에 있는 경우 화이트보드를 사용하지 마라. 누군가가 더 나은 가시성을 위해 노느북을 배치하려고 시도하더라도 원격참가자가 볼 수 없으므로 공유 문서 혹은 시각적인 공동작업 소프트웨어를 사용하라.

• 참가자들에게 채팅기능을 활용하도록 권장하라
  • 원격회의에서는 한 번에 한 사람만 말할 수 있으므로 채팅은 발표자를 방해하지 않고 사소한 세부 정보를 공유할 수 있는 좋은 방법이 될 수 있다 (예:”고객과의 통화를 위해 5분 일찍 자리를 비워야 합니다.”)
  • 주의사항: 채팅이 원격 참가자 자신의 생각을 말하는 대신 사용할 수 없도록 하라. 채팅에서 중요한 요점을 발견하면  그 사람에게 메시지를 표시한다 (예: 김대리, 방금 채팅에서 중요한 요점을 언급하였습니다. 그 점에 대해 좀 더 자세히 설명해 주시겠습니까?”)

계획

• 상세한 의제를 준비하라.
  • 가상회의의 의제는 특별히 중요하다. 대화가 방황할 때 사람들의 주의 또한 그렇게 된다. 결국 당신은 팀원들의 받은 편지함과 뉴스, 소셜 미디어들과 경쟁하게 된다. 스탠딩미팅에 대한 확실한 안건을 제시할 수 없다면, 참석자들에게 당신이 만날 필요가 있는지에 대해 체크하라. 취소할 수 있다면, 시간을 절약하게 될 것이다.

• 진정으로 회의에 있을 필요가 있는 사람들만 초대하라.
  •  확실하지 않은 경우 참석할 것인지 또는 회의 초대를 선택사항으로 할 것인지 미리 사람들에게 물어보아라. 일부 참가자에게만 관련된 의제 주제가 있는 경우 전체 그룹 의제 항목을 먼저 배치하여 주제가 바뀔 때 원하는 경우 사람들이 회의에서 이탈할 수 있도록 합니다.

• 탐색 토의를 위해서는 구조를 계획하라
  •  원격으로 창의적이고 협력적인 토론을 할 수 있다. 사람들에게 어떻게 기여해야 하는지 명시하고 준비할 시간을 주어라 (예: 문제를 미리 구성하고 모두에게 공유하고 토론할 세가지 아이디어를 가져오도록 요청한다).
    또한 간단한 온라인 문서 또는 시각적 공동 작업 소프트웨어를 통해 아이디어를 공유하고 구성하는 방법을 계획한다.

• 회의 역할을 할당하라.
  • 사람들은 시간을 기록하거나 그룹 노트 작성, 의제 진행 또는 그룹 아이디어를 느리게 진행하는 것을 방지하기 위해 지정된 반대자 역할 을 하는 등 특별한 책임이 있는 경우 더 잘 참여할 가능성이 높다.

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