원격근무를 하는 직원들과 효과적인 회의를 진행하는 방법

작성자
편집자
작성일
2021-06-17 20:17
조회
575


원격근무를 하는 직원들과 어떻게 회의를 설정하고 진행하는 것이 좋을까? 이는 외부에 있는 동료들과 공동 작업을 할 때 직면하는 가장 큰 도전과제 중 하나가 될 수 있다. 물리적인 공간을 함께 공유하지 않기 때문에 고립된 느낌, 주의 산만, 혼돈 및 잠재적인 지루함과 같은 팀웍에 방해가 되는 것들에 직면하며 일하고 있기 때문이다. 다음에 제시할 팁들은 모든 사람이 관심을 갖고 참여하며, 기여할 수 있게 도움을 줄 수 있다.

어떤 것들은 좋은 회의를 위해서도 중요하지만, 원격으로 근무를 할 때는 사람들이 초점을 잃지 않고 모든 사람이 함께 일하고 있다는 소속감을 느끼게 해주기 때문에 더욱 더 의미가 더 크다. 그 외에 것들은 원격회의에 특화된 것들이다.

1.   회의에 꼭 필요한 사람들을 참여하게 한다.

모든 사람이 무의미한 회의를 싫어한다. 또한 일부 참가자가 참여 요청을 받은 이유에 대해 의문을 갖은 채 원격회의를 진행하는 것은 모두에게 시간 낭비이다. 만약 팀원 A와 B를 회의에 참여시켜야 할지 확실하지 않다면, 사전에 그들에게 전화해서 회의의 목표를 설명하고 그들이 참여하여야 할 필요가 있는지 결정하도록 하라.

2.   명확하고 관련된 의제를 설정한다.

정말로 소통할 필요가 있는 사람들만 초대하고 회의에 참여한 모든 사람에게 관련 있고 관심 있는 주제를 설정한다. 이는 초대된 모든 사람들의 참여를 유도하는데 기여할 것이다. 의제를 설정할 때 SMART지침은 목표를 구체적이고, 측정 가능하고, 달성 가능하며, 결과 지향적이며, 마감기한을 명확하게 만드는 데 도움이 될 수 있다. 회의 전에 의제를 미리 보내라.

3.   짧게 하려 하고 집중력을 유지한다.

점점 더 많은 사람들과 서로 다른 시간대와 다른 대륙에서 일하면서, “회의를 위한 모임” 또는 간단한 업무 체크를 위한 회의는 집중적이고 특정 업무에 특화된 회의로 바뀌고 있다. 간결함과 집중력은 좋은 원격 회의의 핵심이다. 결국 회의가 더 오래 진행될수록 스마트폰을 만지작거리는 것과 같은 주의산만을 유발하는 행동을 할 가능성이 더 커진다.

4.   원격회의와 관련된 기술적 사항을 점검하는데 시간을 투자한다.

회의 전에 마이크, 비디오 카메라, 회의 소프트웨어 등 모든 장치를 설정하고 주의 깊게 테스트하라. 기술 결함은 주의를 분산시키는 주요원인이 된다.

5.   회의의 목적을 발표한다.

회의의 목적을 처음에 다시 말하고, 진행하기 전에 모든 사람이 그 목적을 이해하고 있는지 확인하라.

6.   사람들에게 음소거에 대해 상기시킨다.

커피숍에서 덜컹거리는 소리, 아기 울음소리, 개 짖는 소리 등 소음을 없애기 위해 말을 하지 않을 때는 모두 마이크나 전화를 음소거를 해야 한다.

7.   천천히 크게 말한다.

연결 문제로 인해 당신이 말하는 일부 단어가 제대로 전달되지 않을 수 있다. 말할 때 낭랑하고 신중하라.

8.   모두가 무언 가가 들리지 않거나 볼 수 없는 경우 이야기를 하도록 권장한다.

누구도 부끄러움으로 중요한 포인트를 놓쳐서는 안된다.

9.   참가자를 자주 참여하게 한다.

회의 시작 후 10분 혹은 15분이 지나면 참가자가 어떤 형태로든 주의가 산만해지거나 집중력이 상실될 것이라고 생각하라. 대면회의에서 보다 더 자주 참가자들과 질문과 대화를 나누어라.

10. 소극적인 참가자들의 참여를 유도한다.

원격근무팀의 덜 적극적인 팀원은 회의 중에 “숨겨지는” 경향이 있을 수 있다. 또는 더 말을 많이 하고 과시하기를 좋아하는 동료들에 의해 소외되었다는 느낌을 받을 수 있다. 이들이 말하고 질문하도록 유도하고 그들이 회의에 기여하고 있다는 것을 인정해 주어라.

11. 그러나 침묵을 두려워하지 않는다.

피드백을 요청할 때 사람들이 생각을 모으는 동안 긴 멈춤이 있을 수 있다. 침묵을 채워야 한다는 유혹에 저항하라.

12. 원격근무자들에게 시청각적 요소를 전달하는 연결고리가 된다.

몇 명의 원격근무자가 참가한 사무실에서 진행되는 면대면 회의를 진행할 때, 그 그룹에 무슨 일이 일어나고 있는지 원격근무자들이 이해하도록 하는 것은 당신의 책임이다. 그들은 옆 대화를 듣지 못하거나 동의의 끄덕임과 같은 신체 움직임을 보거나 멈춤을 이해하지 못할 수 있다. 필요한 지점에서 원근 근무자들에게 그러한 것들에 관해 설명하고 해석해 주어라.

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